掌握要點(diǎn)，讓物業(yè)勞務(wù)外包更省心
在物業(yè)管理中，勞務(wù)外包成為了許多企業(yè)優(yōu)化管理、降低成本的重要手段。然而，要想讓物業(yè)勞務(wù)外包順利進(jìn)行，有五個(gè)要點(diǎn)是必須了解的。下面就為大家詳細(xì)介紹。
明確外包范圍與需求
在進(jìn)行物業(yè)勞務(wù)外包之前，首先要明確外包的具體范圍和自身的需求。不同的物業(yè)項(xiàng)目，其勞務(wù)需求可能大不相同。比如一個(gè)商業(yè)綜合體，可能需要外包的勞務(wù)包括保潔、安保、綠化養(yǎng)護(hù)等多個(gè)方面；而一個(gè)住宅小區(qū)，可能主要需求集中在保潔和安保上。
以某大型寫字樓為例，該寫字樓的管理方在進(jìn)行勞務(wù)外包時(shí)，詳細(xì)梳理了各個(gè)崗位的工作內(nèi)容和職責(zé)。對(duì)于保潔服務(wù)，明確了每日的清潔區(qū)域、清潔標(biāo)準(zhǔn)以及清潔頻次；對(duì)于安保服務(wù)，規(guī)定了人員的巡邏路線、值班時(shí)間和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的流程。通過這樣明確的需求界定，在選擇外包公司時(shí)就有了清晰的標(biāo)準(zhǔn)，也便于后續(xù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。
選擇合適的外包公司
選擇一家合適的外包公司是物業(yè)勞務(wù)外包成功的關(guān)鍵。要從多個(gè)方面對(duì)外包公司進(jìn)行考察。一是資質(zhì)和信譽(yù)，查看外包公司是否具備相關(guān)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和良好的行業(yè)口碑?？梢酝ㄟ^查詢企業(yè)信用信息、了解其過往服務(wù)案例等方式來評(píng)估。二是服務(wù)能力，包括人員配備、專業(yè)技能、服務(wù)質(zhì)量保障體系等。三是價(jià)格合理性，既要考慮成本，又不能只看價(jià)格而忽視服務(wù)質(zhì)量。
某小區(qū)在選擇保潔外包公司時(shí)，考察了多家公司。其中一家外包公司雖然報(bào)價(jià)相對(duì)較低，但人員配備不足，且缺乏專業(yè)的培訓(xùn)體系。而另一家公司雖然價(jià)格稍高，但擁有完善的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，員工都經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，并且有良好的客戶評(píng)價(jià)。最終，該小區(qū)選擇了后者。事實(shí)證明，雖然前期成本略高，但服務(wù)質(zhì)量有保障，小區(qū)的環(huán)境衛(wèi)生得到了顯著提升，業(yè)主滿意度也大大提高。
簽訂詳細(xì)的合同
合同是保障雙方權(quán)益的重要法律文件。在簽訂物業(yè)勞務(wù)外包合同時(shí)，要盡可能詳細(xì)地規(guī)定各項(xiàng)條款。包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等。對(duì)于服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，要具體量化，例如保潔服務(wù)中，地面的清潔度要達(dá)到怎樣的標(biāo)準(zhǔn)，垃圾清理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。
曾經(jīng)有一個(gè)商業(yè)廣場(chǎng)與外包公司簽訂的合同中，對(duì)安保服務(wù)的巡邏次數(shù)和時(shí)間規(guī)定不明確。在運(yùn)營(yíng)過程中，廣場(chǎng)管理方發(fā)現(xiàn)安保人員巡邏不及時(shí)，導(dǎo)致廣場(chǎng)內(nèi)發(fā)生了幾起小型盜竊事件。由于合同條款不清晰，雙方在責(zé)任認(rèn)定和賠償問題上產(chǎn)生了糾紛，給廣場(chǎng)的管理帶來了很大的困擾。因此，簽訂詳細(xì)的合同可以避免很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。
建立有效的監(jiān)督機(jī)制
外包并不意味著可以完全放手不管，建立有效的監(jiān)督機(jī)制是確保服務(wù)質(zhì)量的重要措施。可以成立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括服務(wù)人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、遵守規(guī)章制度的情況等。同時(shí)，要建立反饋渠道，讓業(yè)主或租戶能夠及時(shí)反映外包服務(wù)中存在的問題。
某工業(yè)園區(qū)在物業(yè)勞務(wù)外包后，設(shè)立了監(jiān)督小組，每周對(duì)保潔、綠化等服務(wù)進(jìn)行檢查。小組成員會(huì)按照合同規(guī)定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，并將檢查結(jié)果及時(shí)反饋給外包公司。外包公司根據(jù)反饋意見進(jìn)行整改，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。通過這種監(jiān)督機(jī)制，園區(qū)的環(huán)境和管理水平得到了持續(xù)改善。
注重溝通與協(xié)作
與外包公司保持良好的溝通與協(xié)作是物業(yè)勞務(wù)外包順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。要建立定期的溝通會(huì)議制度，及時(shí)了解外包公司的工作進(jìn)展和遇到的問題。同時(shí)，也要向外包公司傳達(dá)業(yè)主或租戶的需求和意見。在遇到突發(fā)情況或重大問題時(shí)，雙方要共同協(xié)商解決。
某高檔公寓在遇到極端天氣時(shí)，綠化樹木受到了嚴(yán)重?fù)p壞。公寓管理方及時(shí)與外包的綠化養(yǎng)護(hù)公司溝通，雙方迅速制定了搶險(xiǎn)和修復(fù)方案。綠化養(yǎng)護(hù)公司緊急調(diào)配人員和設(shè)備，在短時(shí)間內(nèi)完成了樹木的扶正和修剪工作，保障了公寓的環(huán)境安全和美觀。通過這次事件，雙方的溝通協(xié)作更加順暢，為今后的合作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。